Privacy
Jouw privacy, onze zorg
I.T.E.R. hecht veel belang aan de
bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar cliënten en hun verwanten
die op haar diensten beroep doen.
I.T.E.R. maakt deel uit van een samenwerkingsverband dat
bestaat uit vier partners (CAW Brussel, CGG Ahasverus, Alba vzw en Zonnelied
vzw). Alle partners zijn verantwoordelijk voor het naleven van de
privacywetgeving.
Om kwaliteitsvolle hulp- en dienstverlening
aan te bieden, verwerken we persoonsgegevens van onze cliënten. Door middel van
deze privacyverklaring wensen we de cliënten die op ons aanbod beroep doen, zo
volledig mogelijk te informeren over de wijze waarop we omgaan met de
persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken en over welke rechten de cliënt
kan uitoefenen met betrekking tot zijn persoonsgegevens.
Volgende basisprincipes hanteren we in de omgang met jouw
persoonsgegevens:
-
De gegevens die we van cliënten verzamelen zijn
bedoeld om kwaliteitsvolle zorg- en dienstverlening aan te bieden. We zullen
telkens duidelijk en transparant toelichten waarvoor we de persoonsgegevens gebruiken..
-
We bewaren alleen die gegevens die we nodig
hebben om onze hulp- dienstverlening mogelijk te maken.
-
We streven ernaar je gegevens nauwkeurig en
correct te verwerken.
-
We bewaken de wettelijke bewaartermijn van je
gegevens zodat we ze niet langer dan noodzakelijk bewaren.
-
I.T.E.R. neemt maatregelen die ervoor zorgen dat
je gegevens worden beschermd tegen toegang door onbevoegden, verlies of
vernietiging.
o door
beperkte toegang te verlenen tot plaatsen waar de gegevens worden opgeslagen
(zoals gebouwen en computers) en die toegang op te volgen
o door
technische hulpmiddelen zoals wachtwoorden en verificatie
o door
enkel toegang tot noodzakelijke informatie toe te staan
-
Verwerkers moeten aan eenzelfde niveau van
beveiliging voldoen. Verwerkers zijn personen of instanties die voor I.T.E.R.
persoonsgegevens verwerken zoals beheerders van het elektronisch dossier of van
serverinstallaties, beveiligingsfirma’s, …
-
Voor het uitoefenen van je rechten, bij vragen over de inhoud
van deze verklaring of bij vragen of klachten over de verwerking van je
persoonsgegevens, kan je contact opnemen met de Data Protection Officers (DPO)
van CGG Ahasverus en CAW Brussel via DPO@iter-hulp.be.
Wat zijn je rechten?
Recht op informatie
We staan erop om
zeer duidelijk en open te zijn over hoe we met je hulpvraag en je
persoonsgegevens aan de slag gaan. Onze hulpverleners nemen dit ter harte en
bespreken dit samen met jou. Dit doen we via deze privacyverklaring, onze
website, mondelinge uitleg, …
Recht om je toestemming in te trekken
Je hebt steedshet recht om jouw toestemming in te
trekken. Bespreek dit met je hulpverlener of stuur een mail naarDPO@iter-hulp.be.
Recht op inzage en kopie
Je hebt het recht
op inzage of een kopie van je dossier. De aanvraag tot inzage of kopie gebeurt
steeds via je hulpverlener of via een mail naar DPO@iter-hulp.be. De inzage wordt binnen een termijn van maximaal 30 dagen gegeven.
Recht op overdraagbaarheid
Je hebt het recht
om je persoonsgegevens te verkrijgen zodat je deze kan overdragen aan een
andere verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld een andere organisatie die je
verder zal ondersteunen).
Recht op verbetering of aanvulling
Je hebt het recht
op verbetering of aanvulling van je gegevens. Dat kan als de gegevens die we gebruiken
onjuist, onvolledig of niet ter zake zijn. Wanneer de cliëntinformatie het
resultaat is van een professionele beoordeling, kunnen we niet altijd ingaan op
je vraag. Je kan altijd laten toevoegen dat je niet akkoord bent met de
professionele beoordeling.
Recht op gegevenswissing
Je dossier wordt
verwijderd eens de wettelijke bewaartermijn is bereikt (zie hieronder). Als je
schriftelijk bezwaar aantekent, kan je je gegevens op eigen
verantwoordelijkheid eerder laten wissen.
Recht om klacht in te dienen
Wanneer je vindt
dat I.T.E.R. jouw rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens niet of niet
op de juiste wijze respecteert, kan je steeds terecht bij de DPO’s van CGG
Ahasverus en CAW Brussel (via DPO@iter-hulp.be). Zij zullen je klacht
behandelen en desgevallend de nodige maatregelen treffen.
Je hebt ook het
recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be.
Deze rechten zijn van toepassing tenzij een
wettelijke beperking van toepassing is. Indien de arts van I.T.E.R. van mening
is dat het in het belang is van de cliënt dat bepaalde gezondheidsgegevens of
resultaten niet worden medegedeeld, mag de arts weigeren om de cliënt inzage te
verlenen tot diens gegevens.De cliënt krijgt
hierover dan een gemotiveerde uitleg.
Verwerking van jouw gegevens door I.T.E.R.
We houden gegevens van jou bij voor verschillende doeleinden: cliëntenzorg,
cliëntenadministratie, cliëntenregistratie en/of klachtenbehandeling. Hieronder
leggen we uit welke soort gegevens we precies bijhouden, waarom, voor hoe lang
en met wie deze eventueel gedeeld kunnen worden.
Cliëntenzorg
Cliëntenzorg is het geheel van verstrekte (psychotherapeutische,
medisch-psychiatrische, psychosociale, paramedische) zorg of behandelingen aan
de cliënt of een verwant. Ook het beheer van de gezondheids- en welzijnsdiensten
in het belang van de cliënt maakt hier onderdeel van uit. Met het doel
kwaliteitsvolle en cliëntgerichte zorg te verzekeren is het van essentieel
belang dat we over de correcte persoonsgegevens beschikken.
Welke gegevens verzamelen we over jou in het kader van cliëntenzorg?
In het kader
van cliëntenzorg verzamelen we volgende gegevens over jou:
-
Identificatiegegevens
(en in voorkomend geval van je wettelijke vertegenwoordiger);
-
Persoonlijke
kenmerken (leeftijd, geslacht, taal,…);
-
Gegevens
over je gezondheid en leefgewoonten;
-
Medisch-psychiatrische
gegevens;
-
Gegevens met
betrekking tot de zorg;
-
Gegevens
over je gezins- en familieleden en andere derden, enkel indien dit van belang
is voor de zorgverlening (zorgrelaties);
-
Gegevens
over opleiding en vorming indien dit relevant is voor de zorgverlening;
-
Gerechtelijke
gegevens indien de van belang zijn voor de zorgverlening;
-
Gegevens
over seksualiteit en fertiliteit indien die van belang zijn voor de
zorgverlening;
Waarom verzamelen we deze gegevens over jou?
I.T.E.R. is wettelijk verplicht om een dossier met psychosociale en
medische gegevens bij te houden van elke cliënt. Dit is een multidisciplinair dossier dat alle
medische, neuropsychiatrische, psychologische en sociale gegevens samenbrengt. Het
dossier in zijn geheel valt onder de verantwoordelijkheid van de multidisciplinaire
teams. De samenstelling van het medisch luik gebeurt onder leiding van de
arts.
Worden deze gegevens met anderen gedeeld?
Het dossier kan worden geraadpleegd door alle medewerkers van I.T.E.R.
voor wie inzage noodzakelijk is om de nodige zorgverlening te kunnen
bieden. De toegang is beperkt tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor
uitvoering van de opdracht van de medewerker. De persoonsgegevens die we
van en over je hebben vallen onder het beroepsgeheim.
We delen je gegevens met anderen buiten I.T.E.R. enkel:
-
indien dit
nodig is voor een goede zorgverlening (bv. met andere zorgverleners, zoals je
huisarts, met je wettelijke vertegenwoordiger, …). Hiervoor vragen we eerst
jouw schriftelijke toestemming op basis van een toestemmingsformulier. We
informeren je steeds over wat we met wie delen en waarom zodat je een
geïnformeerde toestemming kan geven.
-
indien we
daartoe op basis van regelgeving of rechtspraak verplicht zijn (bv. met de
overheid, de mutualiteit, de justitie-assistent).
-
indien
jijzelf of iemand anders in direct gevaar is of indien er ernstige vermoedens
zijn dat iemand in de toekomst in gevaar is, kan informatie overgemaakt worden
aan de bevoegde instanties.
Hoe lang bewaren we deze gegevens?
Omdat je dossier medische gegevens bevat, is de wettelijke bewaartermijn 30 jaar. Je dossier
wordt dus na afsluiting 30 jaar bewaard en nadien volledig vernietigd.
Cliëntenadministratie
Ondersteunend aan het zorgproces verwerken we uw persoonsgegevens in
onze administratieve processen. Dit omvat onder meer identificatie, facturatie,
terugbetalingen van mutualiteiten en aangiften aan de overheid.
Welke gegevens verzamelen we over jou in het kader van cliëntenadministratie?
-
Volgende
categorieën van gegevens worden bewaard voor de cliëntenadministratie:
-
Identificatiegegevens
(en in voorkomend geval van je wettelijke vertegenwoordiger);
-
Administratieve
identificatiegegevens;
-
Gegevens
over je verzekerbaarheid, waaronder gegevens over je mutualiteit
-
Sociale
gegevens;
-
Financiële
gegevens.
Waarom verzamelen we deze gegevens over jou?
I.T.E.R. verzamelt deze gegevens om haar administratieve verplichtingen
uit te voeren, zoals het aanrekenen van de prestaties. De gegevens worden
verzameld op grond van je zorgovereenkomst met I.T.E.R.. Gegevens over je
gezondheid worden daarbij bewaard omdat dit noodzakelijk is voor het beheer van
de gezondheidsdiensten en een correcte aanrekening van de prestaties. Uitleg
over de betalingsregeling hangt uit in de wachtzaal en staat op de
website. I.T.E.R. past hierbij de regels
toe die de subsidiërende Vlaamse overheid oplegt.
Worden deze gegevens met anderen gedeeld?
De verwerking van de medische administratie en facturatie wordt ter plaatse
gedaan door de medewerkers van het secretariaat. Deze gegevens worden in
principe enkel gedeeld met sociale zekerheidsinstanties, met je mutualiteit of
andere aanvullende verzekeringen.
In geval van wanbetaling kunnen bepaalde gegevens ook gedeeld met een advocaat
en/of gerechtsdeurwaarder voor de gerechtelijke invordering van de factuur.
Hoe lang bewaren we deze gegevens?
In het kader van de cliëntenadministratie houdt I.T.E.R. de gegevens bij
gedurende de wettelijke bewaartermijn van boekhoudkundige gegevens, zijnde 7
jaar.
Cliëntenregistratie
I.T.E.R.
registreert ook gegevens van cliënten voor doeleinden die door de overheid
opgelegd worden, maar ook voor eigen onderzoeks-en beleidsdoeleinden.
Welke gegevens verzamelen we over jou in het kader van cliëntenregistratie?
Volgende categorieën van gegevens worden bewaard voor de cliëntenregistratie:
-
Identificatiegegevens
(en in voorkomend geval van je wettelijke vertegenwoordiger);
-
Administratieve
identificatiegegevens;
-
Psychiatrische
gegevens;
-
Gegevens
over je verzekerbaarheid, waaronder gegevens over je mutualiteit;
-
Sociale
gegevens en gegevens over opleiding en beroep;
-
Financiële
gegevens.
Waarom verzamelen we deze gegevens over jou?
De geregistreerde gegevens worden verzameld met het oog op onderzoek,
opleiding of andere doeleinden die door de federale of regionale overheden
worden opgelegd. Rapportering van bepaalde anonieme gegevens maakt daar
onderdeel van uit.
Worden deze gegevens met anderen gedeeld?
De gegevens die worden verzameld worden verstuurd naar het toezichthoudende
Agentschap van de Vlaamse Overheid. Deze gegevens zijn gepseudonimiseerd
(versleuteld). Het enige dat wordt doorgestuurd, is de automatische nummering
van onze datatabellen.
Hoe lang bewaren we deze gegevens?
De doorgestuurde tabellen maken deel uit van het dossierprogramma en vallen
dus onder het medisch dossier. We houden
deze gegevens dus ook bij gedurende de wettelijke bewaartermijn van 30
jaar.
Klachtenbehandeling
Elke cliënt
van I.T.E.R. heeft het recht om een klacht in te dienen via de
klachtenprocedure van I.T.E.R..
Welke
gegevens verzamelen we over jou in het kader van klachtenregistratie?
In het geval
er in je specifiek dossier een klacht is, verzamelt I.T.E.R. – in functie van
wat nodig is voor de behandeling van je klacht – volgende gegevens:
-
Identificatiegegevens
(en in voorkomend geval van je wettelijke vertegenwoordiger);
-
Gezondheidsgegevens;Gegevens
met betrekking tot de zorg;
-
Gegevens met
betrekking tot de inhoud van de klacht;
-
Evt.
financiële gegevens;
-
Evt.
gegevens over familieleden;
Waarom
verzamelen we deze gegevens over jou?
I.T.E.R.
verzamelt deze gegevens om je klacht adequaat te kunnen opvolgen en
behandelen.
Worden deze gegevens met anderen gedeeld?
Wanneer het
noodzakelijk is voor een adequate behandeling van je klacht, is het mogelijk
dat je gegevens worden gedeeld met een of meer van volgende actoren:
-
De collega
of collega’s over wie de klacht gaat
-
De stuurgroep
van I.T.E.R. en eventueel de beleidspsychiater
-
Een
professioneel raadgever van I.T.E.R. (bv. het Universitair Forensisch Centrum,
of een advocaat,…)
-
Een
(beroepsaansprakelijkheids)verzekeraar en desgevallend haar raadsarts
Hoe lang
bewaren we deze gegevens?
De gegevens
worden bewaard gedurende de periode die nodig is om de klacht te kunnen
behandelen.
Contactgegevens
Je kan
I.T.E.R. contacteren op:
Gaucheretstraat
164 - 1030 Schaarbeek
02 512 62 43
iter@iter-hulp.be
jongerenwerking@iter-hulp.be
www.iter-hulp.be
Je kan de
Data Protection Officers van CGG Ahasverus en CAW Brussel contacteren via DPO@iter-hulp.be.